Řízení projektů

Jedním z klíčových faktorů úspěchu výrobních podniků je orientace na vlastní vývoj a také zakázková výroba. To ovšem sebou přináší i zvýšené nároky na řízení, přičemž stále častější je použití projektových metod. Projektové řízení se používá jak pro vedení interních projektů například vývoje nového produktu pro opakovanou výrobu, tak pro kompletní vývoj a výrobu na zakázku (externí nebo také zákaznické projekty). Řízení projektů v  informačním systému podniku by proto mělo být standardem.

Proč používat projekty v informačním systému

Potřebujete sledovat a řídit termíny a rozpočet projektu?

Provádíte vlastní vývoj, ale náklady vývojového oddělení Vám utíkají mimo stanovený rozpočet. Termíny jsou těžko sledovatelné, je složitá koordinace více projektů mezi sebou.

Nabourávají Vám vývojové projekty ostatní výrobní kapacity?

Výroba prototypu nebo ověřovací série ukusuje z Vašich výrobních kapacit a vy nevíte jak moc. Neznáte kapacitní vytížení výroby, a zda bude schopna splnit Vaše požadavky pro projekt včas. Vaše zásoby jsou „vykrádány“ požadavky projektu a nezbývá tak materiál pro standardní zakázky.

Sledujete projekt v MS Project nebo jiném programu?

Používáte program na sledování a řízení projektů ale chybí Vám vazba na zakázky, fakturaci a další standardní součástí informačního systému. Nechcete se vzdát programu MS Project kvůli zvyku.

Máte projektové řízení mimo jakýkoliv informační systém?

Řízení projektů zatím zvládáte pouze pomocí Excelů, tužky a papíru ale již se v tom začínáte ztrácet. Kontrola a zjišťování klíčových ukazatelů (termíny rozpočet, projektová rezerva) je časově náročné, a pokud se zapomenete podívat, nedostanete potřebnou informaci vůbec nebo pozdě.

Pracovníci konstrukce a technologické přípravy výroby nestíhají dodat podklady včas?

Vaše oddělení konstrukce je přetíženo a nestíhá dokončit podklady včas. Navazující technologická příprava již nedokáže dohnat ztracený čas, případně jen za cenu mnoha přesčasových hodin. Množí se chyby na výkresech, v kusovnících a technologických postupech. Nevíte, na kterých projektech lidé pracují a kolik hodin nebo dnů již odpracovali.

Výhody projektového řízení v Infor SyteLine

  • Respektuje standardy řízení projektů PMI a IPMA.
  • Plánování zdrojů projektu pomocí APS s ohledem na další zakázky a projekty.
  • Propojení na MS Project, import a export do systému pro využití plánování zdrojů.
  • Standardní ukazatele řízení projektů.
  • Sledování etap konstrukční a technologické přípravy výroby.
  • Propojení na modul Workbench při přidání vlastních přehledů a KPI.
  • Propojení na další části systému (zakázky, položky, plánování, …).
  • Řízení interních i externích (zákaznických projektů).
  • Podpora integrovaným modulem workflow.

Plánování projektu

Informační systém Infor SyteLine umožňuje vytvářet tzv. návrhy projektů (šablony projektů). Návrh projektu není závazný, nevyčerpává nastálo přidělené zdroje, můžete ho ladit, sledovat náklady, čas, plánovaný čas, a předem prověřit vytížení zdrojů a dostupnost materiálu.

Návrhů projektů může být více, mohou složit jako šablony, podle typu projektů, které Vaše společnost dělá. Po té, co je Váš projekt interně schválen, jej jednoduchým způsobem překlopíte z návrhu do aktuálního projektu. Následně jen změníte klíčové parametry, jako jsou termíny, rozpočet, zdroje a další podle skutečnosti.

Struktura projektu

Kromě standardních informací (cíl, termín, rozpočet, …) umožňuje projekt zadat tzv. WBS – work breakdown structure, což je rozpad cíle projektu na dílčí výstupy projektu formou úloh projektu.

Jednotlivé úlohy požadují zdroje – položky, ať již vyráběné nebo nakupované. Položky lze propojit z projektu přímo na nákupní objednávky nebo výrobní příkazy a plánovat je pomocí systému APS.

Kromě položek lze přiřadit úlohám rozpočet (hodinový, korunový) dle struktury v jaké je potřeba – na jednotlivé oddělení nebo pracoviště.

Řízení projektů

Projekty lze rovněž provázat na workflow a podpořit tak automatizaci některých úloh projektu – od předávání úloh po schvalování hotových etap projektu. Workflow zjednodušuje rutinní činnosti a přispívá k dodržování dohodnutých standardů procesů.

Na projekt lze vykázat práci a sledovat náklady lidských zdrojů oproti schválenému rozpočtu. Náklady lze sledovat ve struktuře, na jakou jste zvyklí (např. práce konstrukčního oddělení, práce oddělení technologie, jiné….).

Řízení projektů pomocí informačního systému SyteLine umožňuje sledovat základní ukazatele průběhu projektu, jako jsou termín, odpracovaný čas a náklady. Projektové ukazatele mohou být výsledkové anebo ukazatele typu KPI:

  • KPI – Poměr kolik času ještě zbývá do termínu projektu / úlohy a kolik práce ještě je potřeba udělat. Časovou rezervu projektu lze sledovat průběžně a graficky vyjádřit její změnu. Projektový manažer je včas informován o ohrožení termínu projektu.
  • KPI – Sledování poměru plánovaných nákladů vůči skutečným umožňuje manažerovi projekt lépe řídit a přijímat rozhodnutí i v počátečních stadiích projektu: navýšení rozpočtu, pozastavení projektu, navýšení kapacit apod.

Výsledkové ukazatele, které se používají pro vyhodnocení projektu a analýzu jednotlivých etap nebo úloh, například:

  • Aktuální hodnota rozpracovanosti projektu.
  • Počet/přehled zpožděných úloh projektu.
  • Aktuální procento plnění úloh.
  • Detaily nákladů úloh, procento čerpání rozpočtu.
  • Počet/přehled zpožděných dodávek projektu (zdrojů).

Pomocí modulu Workbench lze vytvořit další ukazatele pro řízení projektů dle potřeb projektového manažera či manažerů vaší firmy. Projektový manažer může být informován o překročení stanovené hodnoty automaticky e-mailem.

Na úrovni firmy můžete sledovat celé portfolio projektů a ukazatele jako:

  • Celkový plánovaný zisk projektů
  • Očekávaný aktuální výnos projektů
  • Počet/přehled projektů s překročenými plánovanými náklady
  • Průměrný zisk projektů
  • Počet/přehled zpožděných projektů