Věděli jste, že k libovolnému záznamu lze přidat dokument řízený v SyteLine?

Přiložit dokument bylo vždy v SyteLine možné formou poznámky, resp. vložením odkazu soubor na síťovém úložišti. V SyteLine 8 přibyla možnost vkládat dokumenty přímo do databáze. To by nebylo samo o sobě nic zvláštního, kdyby proces vložení / změny dokumentu nešlo řídit pomocí workflow společně s řízením práv přístupu k dokumentu.

Jak vkládání funguje

Dokument je možno přiložit k jakémukoliv záznamu v SyteLine, typickým příkladem je návod k použití u výrobku nebo smlouva s dodavatelem či zákazníkem. Proto, abychom mohli dokument vložit, je nutné mít nadefinovány typy dokumentů (formulář Typy dokumentů). Typem dokumentu se rozumí nikoliv Word či Excel, ale účel, tj. návod, smlouva a podobně.

Vkládání se provádí přes ikonku Zobrazit dokumenty pro aktuální objekt, která otevře propojený formulář Přiložené dokumenty. Jeden dokument je možno mezi záznamy sdílet, například návody, všeobecné obchodní podmínky, výrobní návodky apod. Dokument lze vložit bez připojení ke konkrétnímu záznamu přes formulář Dokumenty.

Řízení přístupu

K různým typům dokumentu mají přístup různí uživatelé. Také ne každý může mít právo dokument nahrát, smazat, zobrazit nebo exportovat, tj. provést s dokumentem vybranou akci.

Pokud uživatel nemá povoleno nahrávat dokumenty, stačí odebrat uživateli nebo skupině právo na tlačítko Import. Obdobně akce smazání, export a zobrazení.

Pokud k dokumentu mají mít přístup pouze vybraní uživatelé, použijte nastavení skupin v definici typu dokumentu. Například, pokud s dokumenty typu smlouvy může pracovat pouze obchodní oddělení, pak na formuláři Typy dokumentu přidejte pro smlouvy skupinu obchodu.

Schvalování dokumentu

Formulář pro vkládání dokumentů je standardním formulářem SyteLine, což znamená, že přidání, změna nebo smazání záznamů může spustit připojené workflow. Uvažujme následující proces: uživatel vloží dokument nové smlouvy se zákazníkem. Systém workflow spustí žádost o schválení, kterou pošle vedoucímu obchodního oddělení. Ten si vloženou smlouvu přečte a schválí nebo zamítne. Workflow následně zapíše rozhodnutí manažera k příslušnému záznamu do pole Stav.

Přínosy

  • Vložené dokumenty je uloženy v databázi SyteLine a jsou svázány se záznamy v informačním systému (k zákazníkovi, k položce, …).
  • Uživatel může zobrazit a pracovat pouze s typy dokumentů, ke kterým má povolen přístup.
  • Vložení nebo změnu dokumentu lze schvalovat elektronicky pomocí workflow.
  • Lze vytvořit knihovnu řízených dokumentů bez vazby na konkrétní záznam.