Věděli jste, že Outlook umí zobrazit obchodní data ze SyteLine?

Potřebujete kompletní informace o komunikaci se zákazníkem například o zakázce? Kdo a co s ním domlouval? Ale odkud je rychle vzít? Z Outlooku, kde mám všechny své obchodní kontakty, e-maily a úkoly? Mám hledat v SyteLine kde jsou uloženy všechny zakázky, termíny…? Co když kolega není v práci a já, pochopitelně, nemám přístup k jeho e-mailům…

Principy

Jako obchodník potřebuji při komunikaci se stávajícím nebo také potenciálním zákazníkem relevantní údaje. Pokud jsou uloženy na různých místech, dochází k jejich ztrátě nebo nedostupnosti. Řešením je ukládání dat do modulu CRM systému SyteLine. Tím je zajištěno jejich sdílení mezi obchodníky a také propojení na další data v informačním systému. Na druhou stranu je třeba poskytnout data obchodníkovi co nejrychleji, nejlépe přímo v Outlooku, který používá jako hlavní komunikační nástroj.

Plugin pro Outlook zajišťuje obousměrnou komunikaci se SyteLine:

  • Synchronizace klíčových číselníků / údajů do SyteLine nebo do Outlooku – kontakty, úkoly, schůzky.
  • Přidání odeslaného nebo přijatého e-mailu do záznamu komunikace v SyteLine.
  • Zobrazení informací ze Syteline o zakázkách a komunikaci se zákazníkem v Outlooku.
  • Automatické generování odkazů do SyteLine pro nalezená data.

Přenášení číselníků a e-mailů

Uživatelé rozhodují, který systém je hlavní, tj. zdali primárně vytvářejí data v Outlooku a kopírují je do SyteLine nebo naopak. Pochopitelně, lze určit, která data se do SyteLine uloží, tj. je zachováno soukromí a nepřenáší se balast. Nástroj je možné využít pro prvotní import kontaktů do informačního systému.

Zobrazení informací o zakázkách a komunikaci

Outlook podle e-mailové adresy odesílatele dohledá zákazníka a stáhne informace z ERP. Uživatel tak v Outlooku vidí poslední zakázky daného zákazníka a také náhled veškeré komunikace uložené v SyteLine. Komunikací se rozumí nejenom e-maily daného obchodníka, ale také telefonáty, e-maily, dopisy atd. uložené v informačním systému libovolným uživatelem.

Automatické odkazy do SL

Plugin v Outlooku umí porovnat text e-mail zprávy s vybranými daty v SyteLine. Například, porovná slova v e-mailu s číselníkem položek. Nalezené položky v těle zprávy označí a doplní k nim odkaz, který na kliknutí zobrazí danou položku v SyteLine.

Přínosy

  • Kontakty, úkoly a schůzky jsou uloženy na jednom místě, jsou sdílené mezi uživateli.
  • Komunikace včetně e-mailů je uložena a sdílená v ERP.
  • Data o zákaznících, zakázkách a komunikace jsou zobrazeny v Outlooku, v nástroji, se kterým obchodník běžně pracuje.
  • Na jedno kliknutí je k dispozici více informací.
  • Vyhodnocení aktivity obchodníků pomocí KPI a datových pohledů v modulu Workbench.