Implementace ERP krok za krokem (a proč jich tolik selhává)

Takže co za tím je? 

Zeptejte se deseti firem, proč jejich nové ERP nenaplnilo očekávání. Vsadím se, že většina z nich ukáže na systém – byl pomalý, složitý, nešel ohnout. Ale vsadím se taky, že ve většině případů software dělal přesně, co měl. Moderní systémy jsou robustní, a s nadsázkou se dá říct, že zvládnou téměř cokoliv. Realita je taková, že ERP systémy málokdy selhávají technologicky. Projekty častěji krachují na lidském faktoru (od špatných očekávání po neschopnost opustit staré zvyky…). 

Pokud si z článku odnesete jednu věc, měla by to být tahle: 

vložte do ERP nefunkční procesy, a dostanete rychlejší (a dražší) nefunkční procesy. 

Tenhle text je o tom, co je lepší vědět při implementaci ERP, (a na co se zeptat dodavatele) aby se z vás nestala podobná statistika.

1. Co vyřešit na začátku (naráz vs. postupně) 

Než začnete kreslit procesy, musíte se rozhodnout, jakým tempem ERP do firmy vlastně dostanete. Máte na výběr ze dvou hlavních způsobů (nebo jejich kombinace).

a) Velký třesk 

Ano, je to v podstatě tak, jak to zní. V jeden konkrétní den vypnete starý systém a naráz spustíte ERP pro celou firmu. Výhoda je, že odpadá období, kdy musíte souběžně udržovat data ve více systémech. Nevýhoda je vyšší riziko a nápor (kdyby v den D něco zásadního nevyšlo, může to ochromit něco, co platí účty). Realita ale je, že provoz zvládne Velký třesk standardně bez větších obtíží – pokud je dobře připravený. 

b) Fázované nasazení 

Systém spouštíte po částech podle svých priorit. Např. finance, za pár měsíců řízení dodavatelských řetězců, pak výroba… Případně po pobočkách nebo divizích. Výhoda je provozní bezpečnost (i menší psychický nápor). Porodní bolesti jednoho modulu neohrozí chod zbytku. Nevýhodou můžou být průtahy a prodražení. Musíte udržovat datové můstky mezi starým a novým systémem.

2. Kdo „to odpracuje“ 

Tohle je moment, kdy se v řadě firem pod celý projekt položí neviditelná nálož. Modelovou situaci si představte třeba takhle – ředitel na poradě řekne, že se nasazuje nové ERP. Ukáže na účetní / vedoucího výroby / šéfa logistiky, a pronese:

„Vy budete v projektovém týmu, protože firmě rozumíte nejlíp.“ 

Z podstaty to nemusí být špatně. Jenže klíčoví lidé obvykle jedou na 110 % kapacity. Zeptejte se sami sebe, kolik znáte vedoucích výroby, kteří sedí s nohama na stole a čekají na práci? 

Výsledek je často takový, že se ERP dostane na druhou kolej (protože byznys nepočká), nebo se člověk jednoduše přetíží (což může projekt taky sabotovat).

Na co myslet při plánování implementačního týmu

3. Analýza procesů (a proč budete muset nejspíš ustoupit od starých zvyků) 

Většina neplánovaných vícenákladů a zpoždění jde dosledovat sem. S konzultanty byste měli rozebrat fungování firmy do posledního šroubku. Překvapivě často zjistí, že důvod, proč firma funguje nějakým způsobem, je zkrátka ten, že už je to tak 15 let.  

Češi jsou navíc národ kutilů, a rádi si věci upravujeme. Když implementátor ukáže globálně testované workflow, nezřídka se mu vrátí: „Jenže my máme specifický byznys, a potřebujeme to ohnout.“ 

Ale za tohle většinou zaplatíte dvakrát – poprvé při proplacení faktury. Podruhé při každém budoucím upgradu, kdy se výjimka musí testovat a dolaďovat. 

Pomyslná polárka úspěšné implementace zní: přizpůsobte procesy systému, ne systémy procesům. Aspoň pokud pro to nemáte pádný důvod… 

Kdy customizace dává smysl

Upravit se vyplatí tam, kde je daný proces vaše unikátní konkurenční know-how. Něco, co opravdu děláte jinak nebo lépe než zbytek trhu. V opačném případě je spíš čas na revizi procesů. Ve zkratce: za konkurenční výhodu customizace stojí. Za zvyk nikdy. 

4. Migrace dat 

Tady někdy přijde srážka s realitou. Migrace pravděpodobně zabere několikanásobně déle, než čekáte. Data v původních systémech totiž bývají v mnohem horším stavu, než by si vedení rádo myslelo – praktické pravidlo je nepřemýšlet nad  migrací jako nad kopírováním. 

Protože co když máte jednoho klienta v databázi pětkrát (pokaždé s překlepem v názvu nebo IČO)? Co když zboží nemá vyplněnou hmotnost? Co když na skladě svítí položky, které už fyzicky neexistují? 

… a tak dále. Nalít stará data do nového systému může být fatální chyba.

Přemýšlejte nad migrací jako nad mini-projektem:

5. Testování a školení (funguje ≠ správně se používá)

Jsou dvě otázky, které musí projekt před spuštěním odpovědět: zaprvé, Funguje systém? Zadruhé, Budou ho lidé umět (a chtít) používat? 

To, že projde první, nezaručí nic o druhé. Místo toho se ptejte… 

Univerzální šablony neexistují (závisí na velikosti a potřebách firmy), ale pár věcí platí skoro vždy. Načasování rozhoduje stejně jako rozsah – co se lidé naučí měsíce před spuštěním, zapomenou. Další věc je, že konzultant u vás nezůstane. Vyplatí se vyškolit klíčové uživatele a udělat z nich interní lektory.

6. Go-live a podpora

Přemýšlet nad Go-live jako nad předáním „na klíč“ by nebylo šťastné. Ano, představa je lákavá: bouchne se šampaňské, přestřihne se stuha, halou se ozývá hlasité tleskání. Tohle všechno udělat můžete – ale fakt je, že ostrým startem se začíná. 

První týdny po spuštění se lidé v systému hledají, mohou se pořád objevovat chyby, všechno trvá déle. Produktivita může dočasně klesnout (v tomhle ohledu byste ze začátku měli sledovat trend zlepšování, ne momentální stav). Úspěšný start neznamená, že všechno běží automaticky a bezchybně, ale že i přes drobné zádrhely dokážete fungovat.

Dlouhodobě je pak třeba myslet na rozvoj – ERP by mělo být postavené tak, ať zvládne reagovat na požadavky, přijímat nové funkce. Vyvíjet se, jak potřebujete.

Jak to vypadá v praxi: Česká zbrojovka

Česká zbrojovka plánovala výrobu na měsíce dopředu, ale data měla roztříštěná mezi systémy. Jaký byl výsledek sjednocení do jednoho systému? O 25 milionů Kč nižší zásoby, průběžná doba výroby zkrácená ze 75 na 45 dní a dodavatelská spolehlivost nahoře ze 70 na 90 %.

Než podepíšete – jaké oblasti probrat s dodavatelem 

• Zkušenost s vaším segmentem, nejen s ERP. Mají reference ve vašem segmentu? S firmou vaší velikosti? Dodavatel může mít stovky nasazení a přesto neznat specifika vaší branže.
• Sejděte se s lidmi, kteří to budou reálně dělat. Na obchodní schůzku přijde obchodník. Projekt ale povede konzultant, kterého jste možná neviděli. Budete spolupracovat dlouhé roky – to, jak si budete rozumět, je důležitější, než většina lidí myslí. 
• Celková cena vlastnictví, ne cena licence. Do TCO patří kromě licencí i implementace, školení, údržba, customizace, upgrady a interní náklady.
• Pokrytí všech oblastí (včetně školení a podpory). Školení, implementace i následná podpora jsou nutnost. 
• Zabezpečení a nakládání s daty. Kde data fyzicky leží, kdo k nim má přístup, jak je to s GDPR a co se stane při výpadku. Ověřte, že dodavatel drží standardy zabezpečení a je v souladu s regulatorikou vašeho oboru. 
• Roadmapa a životnost. S dodavatelem budete spojení roky. Ptejte se na plán vydávání nových funkcí a termíny.
• Rychlost reakce na legislativu. Ptejte se, jak rychle dodavatel promítá legislativní změny do systému a jestli je to součást podpory, nebo položka navíc.Takže co si odnést? 

Takže co si odnést? 

Možná budu opakovat bod, který zaznívá na jiných místech, ale jinak to nejde, protože je tak důležitý – nevnímejte nasazení ERP jako IT projekt. Je to transformace firmy. Když k němu tak přistoupíte, je větší šance, že neskončíte v té smutnější polovině statistik.