Modernizace informačního systému je příležitost přehodnotit způsob práce

Průmyslové podniky dnes čelí tolika problémům současně – covid vystřídala energetická krize a složitá geopolitická situace přinášející nejistotu a náhlé změny podmínek na trhu. Mají výrobní podniky i v takové situaci chuť a odvahu pouštět se do inovací a digitalizace?

Právě složité podmínky a menší či větší krize často motivují hledat nové cesty, jak zůstat konkurenceschopní a efektivní. Firmy si uvědomují, že flexibilita a schopnost rychle reagovat na změny jsou klíčové, a právě IT nástroje jim to umožňují. Samozřejmě záleží na odvětví i finanční situaci podniku, ale obecně vidíme, že tlak na efektivitu a automatizaci je čím dále větší.

Odvaha investovat do inovací se navíc často vrací v podobě větší odolnosti vůči krizím, a to se během posledních let také opakovaně potvrzuje.

Lidé mají ke změnám podvědomě odpor a brání se jim otázkou, proč měnit věci, které fungují? Jenže to „fungují“ často znamená, že si jen zvyknou na omezení, ve kterých musí pracovat. Jaké jsou typické příznaky, že dosavadní způsob řízení a používané nástroje už podnik brzdí? Nebo jinak řečeno, jak poznat, že už sedlají mrtvého koně?

Jedním z prvních příznaků je postupné zpomalování reakce na požadavky zákazníků. Když se zpracování objednávek a nabídek neustále prodlužuje, je to jasný signál, že něco není v pořádku. S tím souvisí i rostoucí počet manuálních zásahů. Zaměstnanci musí stále častěji obcházet systém nebo vytvářet dočasná řešení. Dalším typickým příznakem je duplicita práce. Stejná data se zadávají na více místech nebo je více oddělení zpracovává nezávisle. To vede k nekonzistenci dat a zbytečnému plýtvání časem. Častým úkazem je také množství excelovských tabulek mimo hlavní systémy. Pokud se důležité informace a procesy „stěhují do excelů“, je to jasná známka toho, že oficiální nástroje již nepokrývají reálné potřeby podniku.

Neschopnost nabídnout nové produkty nebo služby kvůli technologickým omezením může být pro budoucnost podniku fatální. Rostoucí náklady na údržbu starých systémů přitom často spotřebovávají zdroje, které by mohly být investovány do rozvoje.

Je podle vás lepší usilovat o kontinuální zlepšování, nebo čas od času provést radikální řez? Především ve vztahu k IT systémům, ale i z hlediska řízení firemních procesů obecně.

Otázka kontinuálního zlepšování a radikálních změn je ve světě IT systémů a firemních procesů jednou z nejdůležitějších strategických voleb. Obě cesty mají své opodstatnění a ideální přístup často znamená jejich vhodnou kombinaci.

Kontinuální zlepšování přináší řadu výhod. Jedná se o méně rizikový přístup, kdy změny probíhají postupně, jsou snáze zvladatelné a lépe se integrují do stávajících procesů. Zaměstnanci tak mají čas přijmout změny za své. Finanční zátěž je navíc rozložená v čase, což je obzvláště důležité pro středně velké podniky s omezenými zdroji. Pokud má podnik relativně funkční základy, může být tento přístup velmi efektivní. Zvláště v případě, kdy je součástí firemní kultury a každý zaměstnanec přemýšlí, jak svou práci neustále zdokonalovat. Mnoho malých kroků může v součtu přinést zásadní zlepšení.

Radikální řez je naopak nezbytný ve chvíli, kdy podnik dosáhl bodu, za kterým už stávající systémy a procesy nelze efektivně rozvíjet. Typicky jde o momenty, kdy technologický dluh narostl do takové míry, že by další záplatování bylo dražší než kompletní výměna. Radikální změna bývá nevyhnutelná také v případech, kdy se dramaticky mění tržní podmínky, nebo přichází převratná technologie. V takových situacích jsou postupné změny příliš pomalé a podnik ztrácí konkurenční výhodu.

Ve vztahu k IT je navíc častým problémem „lepení“ starého systému, které sice oddaluje rozhodnutí, ale zároveň prodražuje provoz, zpomaluje rozvoj a komplikuje práci. V takovém případě je lepší odvážně přejít na nové řešení, i když to krátkodobě znamená větší zásah. Klíčem je vědět, kdy která cesta dává smysl – a mít odvahu ji zvolit.

Když už se vedení podniku rozhodne pro modernizaci informačního systému, jak by mělo postupovat, na co se připravit, čeho se vyvarovat…?

Rozhodnutí modernizovat informační systém je strategický krok, který může firmu výrazně posunout – ale jen tehdy, pokud se k němu přistoupí promyšleně. Zásadní
je nevnímat výměnu systému jako čistě technickou operaci, ale jako změnu, která
zasáhne celou organizaci. Je potřeba začít důkladnou analýzou současného stavu: co
nefunguje, kde jsou největší slabiny a co by měl nový systém přinést. Důležité je také
zapojit klíčové uživatele už v rané fázi – nejen IT, ale i lidi z výroby, logistiky, obchodu
nebo financí. Právě oni nejlépe vědí, co potřebují, a jejich zapojení výrazně zvyšuje
šanci na úspěch.

Velkou chybou bývá snaha přenést staré procesy „jedna ku jedné“ do nového systému. Modernizace je příležitost přehodnotit způsob práce, zjednodušit a automatizovat tam, kde to dává smysl. Firmy by se měly připravit i na to, že změna vyvolá odpor – proto je klíčová otevřená komunikace a důsledné řízení změny.

Podle průzkumů končí nemalá část IT projektů neúspěchem. Co je podle vašich zkušeností nejčastěji příčinou, když projekt nedosáhne očekávaných cílů? Kde
podle vás podniky při výběru a nasazení informačního systému nejčastěji chybují?

Problém nastává často již při samotném výběru systému. Někdy firmy volí řešení
podle značky nebo ceny, místo aby vycházely z konkrétních potřeb a cílů. Nebo naopak
chtějí příliš univerzální systém, který umí „všechno“, ale v ničem není opravdu dobrý. A nakonec – často podcení zdroje, čas i kapacity potřebné na implementaci.

Pokud má IT projekt uspět, musí mít nejen technické řešení, ale i silnou podporu
vedení, realistický plán a lidi, kteří mu opravdu rozumí, věří a ví proč se změna
dělá. Když zaměstnanci nepochopí, proč se změna děje a jak jim má pomoci, budou se jí
bránit – a i ten nejlepší systém může skončit nevyužitý. Často také chybí průběžná
komunikace a zapojení klíčových uživatelů už v raných fázích projektu. Výsledné řešení
pak neodpovídá realitě provozu.

Informační systémy jsou nejen výkonným nástrojem pro řízení firemních procesů, ale také zdrojem oborových best practices, tedy osvědčených postupů v různých odvětvích. Do jaké míry je pro podnik výhodou takto odladěné procesy v novém informačním systému využít
a kdy je výhodnější zainvestovat do úpravy systému podle postupů zažitých v konkrétním podniku? Jak odlišit unikátní know-how, které je pro firmu zdrojem konkurenční výhody, od zlozvyků?

Využití osvědčených postupů (best practices) zabudovaných do informačního
systému může firmám výrazně pomoci tím, že přináší ověřené a optimalizované
procesy, které zvyšují efektivitu a snižují rizika. Zvlášť pro menší a střední podniky
může být přijetí těchto standardů cestou k rychlejšímu růstu bez nutnosti drahého
a zdlouhavého vývoje vlastních úprav.

Slepé přizpůsobení firmy systému bez ohledu na její specifika může naopak vést k potlačení toho, co ji odlišuje. Pokud má podnik unikátní know-how, které je zdrojem konkurenční výhody – ať už jde o přístup k zákazníkům, logistiku, nebo třeba vlastní výrobní metody – pak má smysl investovat do úprav systému, aby reflektoval právě tuto odlišnost.

Klíčem je důkladná analýza. Znamená úprava pro firmu opravdu měřitelný přínos?
Co je skutečně unikátní a podporuje její obchodní model? A co naopak přetrvává jen ze
zvyku nebo setrvačnosti? Tady pomáhá nezávislý pohled – ideálně kombinace interní
znalosti a externího expertního posouzení. Věcná debata o přínosu jednotlivých procesů pomáhá odlišit know-how od zlozvyků.

Ve výsledku nejde o volbu „buď, anebo“. Dobré informační systémy dnes umožňují obě cesty. Nabízejí jak osvědčené standardy, ale i prostor pro customizaci tam, kde to má pro firmu smysl.

Předpokládám, že návratnost investice je jedním z hlavních parametrů, které podniky sledují u všech investic a IT projekty v tom nejsou výjimkou. Je možné uvést, v jakém rozmezí se typicky pohybuje návratnost investic do digitalizace?

Ano, návratnost investice (ROI) je u IT projektů klíčovým ukazatelem – stejně jako u jakékoli jiné významné firemní investice. U digitalizačních projektů se však návratnost může velmi lišit v závislosti na typu projektu, výchozím stavu firmy a míře automatizace, kterou se podaří dosáhnout. U větších a komplexnějších projektů se pohybuje v rozmezí 2 až 3 let. U menších a dobře zacílených projektů, jako je třeba nasazení nástroje na elektronické schvalování faktur nebo automatizaci rutinních činností, může být návratnost i do jednoho roku.

Je ale důležité říct, že návratnost investice by neměla být posuzována jen podle přímých finančních úspor. Digitalizace často přináší i nepřímé přínosy – zrychlení procesů, méně chyb, lepší dostupnost dat pro rozhodování nebo vyšší spokojenost zákazníků i zaměstnanců. Tyto přínosy se sice hůře měří, ale dlouhodobě mají významný dopad na konkurenceschopnost firmy. Klíčové je proto nastavit si realistická očekávání a od začátku měřit konkrétní přínosy – nejen náklady.

V minulém vydání IT Systems jste otevřel otázku, zda přejít s informačním systémem do cloudu, nebo zůstat u tradičního on-premise řešení. Můžete prosím zkráceně shrnout, v čem vidíte výhody, ale i možná úskalí obou uvedených modelů?

Na cloudu bych vyzdvihl dvě klíčové výhody. První je možnost průběžného nasazování nových funkcí, což je v dnešním rychle se vyvíjejícím technologickém prostředí velký benefit. Druhou zásadní výhodou je bezpečnost – jak samotných dat, tak celé informační infrastruktury. Cloudové prostředí dnes nabízí vyšší úroveň ochrany než většina řešení budovaných interně.

Tradiční on-premise systémy sice poskytují větší prostor pro rozsáhlé úpravy a přímý přístup do databáze. Otázkou ale zůstává, zda je to z hlediska bezpečnosti ještě rozumný přístup – zejména v době rostoucích hrozeb a nároků na ochranu dat.

Rozhodnutí mezi cloudem a on-premisem není jen otázkou technologií, ale i firemní strategie, bezpečnosti a pohodlí. Neexistuje univerzální odpověď – každá firma musí zvážit své potřeby, rizika a dlouhodobé cíle. Důležité je, aby technologie sloužily vám, ne vy jim.

Pojďme se nyní zaměřit na konkrétní nástroje, které jsou součástí informačních systémů a které mohou podnikům výrazně pomoci se zvýšením konkurenceschopnosti. Které mají podle vás největší potenciál z hlediska tuzemských průmyslových podniků a přitom zatím nejsou dostatečně využívané? Patří sem například APS?

Přečtěte si celý článek (formát PDF) publikovaný v magazínu IT Systems 4/2025.

O autorovi

Robert Fárek

ředitel společnosti